Spółka z o.o. przeprowadziła inwentaryzację środków trwałych na dzień 31 grudnia 2025 r. W trakcie spisu z natury stwierdzono niedobór środka trwałego o wartości księgowej netto 5 000 zł. Jak należy ująć ten niedobór w księgach rachunkowych?

Dlaczego tak: Zasada ta wynika z art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że ujawnione w wyniku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Niedobory, których nie można przypisać osobom materialnie odpowiedzialnym, zalicza się co do zasady do pozostałych kosztów operacyjnych. Nie rozlicza się ich przez zmniejszenie kapitału zapasowego, ponieważ nie jest to typowy sposób ujęcia niedoboru środka trwałego w księgach rachunkowych. Nie ujmuje się ich także jako kosztu amortyzacji, ponieważ niedobór nie wynika z planowego zużycia środka trwałego w okresie jego użytkowania. Kwestia zaliczenia takiego niedoboru do kosztów uzyskania przychodów jest odrębna podatkowo i zależy od spełnienia warunków wynikających z przepisów podatkowych, w szczególności od wykazania związku z działalnością oraz braku zawinienia po stronie podatnika.

Podstawa prawna: Ustawa o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 27 ust. 2

Pułapka: Częstym błędem jest mylenie sposobu rozliczenia niedoborów z innymi kategoriami kosztów lub kapitałów.