Na dzień 31 grudnia 2025 r. jednostka przeprowadziła inwentaryzację zapasów metodą spisu z natury. Stwierdzono niedobór materiałów w ilości 100 kg po cenie 10 zł/kg. Przyczyny niedoboru nie zostały wyjaśnione. Który zapis księgowy jest prawidłowy?

Dlaczego tak: Niedobór ujawniony w spisie z natury zmniejsza stan zapasów, więc konto Materiały uznaje się kwotą 1 000 zł. Dopóki przyczyny niedoboru nie zostały wyjaśnione, drugostronnie obciąża się konto rozliczeniowe Rozliczenie niedoborów, a dopiero po wyjaśnieniu przyczyn i podjęciu decyzji przez kierownika jednostki różnicę odnosi się w koszty, obciąża osobę odpowiedzialną albo kompensuje z nadwyżką. Art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazuje wyjaśnić i rozliczyć różnice inwentaryzacyjne w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Bezpośrednie obciążenie kosztów działalności podstawowej albo pozostałych kosztów operacyjnych jest przedwczesne.

Podstawa prawna: Ustawa o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 27 ust. 2

Pułapka: W praktyce często pomija się etap rozliczenia niedoborów i od razu obciąża się koszty, co jest nieprawidłowe z punktu widzenia zasad rachunkowości.